ALPHA BANK ESTE PARTENER AL BURSEI DE SPECTACOLE
            ȘI AL PROGRAMULUI DE VOLUNTARIAT

departamente

Afișaj

Responsabilități

  • Verificarea situației afișelor realizate de FITS per eveniment/spectacol
  • Organizarea și gestionarea afișelor FITS primite
  • Pregătirea și expunerea afișelor FITS în oraș
  • Distribuirea afișelor și programelor către partenerii și locațiile FITS
  • Deplasarea în diverse locații din oraș pentru mentenanța afișelor
  • Înlocuirea afișelor de la locații, în fiecare dimineață

Bursa de spectacole

Responsabilități

  • Responsabil pentru evenimentele din Bursa de spectacole
  • Responsabil pentru infopoint
  • Responsabil pentru delegați naționali și internaționali
  • Responsabil pentru necesarul din cadrul instituției (catering)
  • Asistent tehnic (utilizare PowerPoint sau video pentru proiecții)
  • Redactare de texte, rezumate ale evenimentelor
  • Comunicarea cu diverse persoane/invitați

Celula de Criză

Responsabilități

  • Amenajarea biroului PV&Criză pentru primirea voluntarilor fără program
  • Gestionarea situațiilor neprevăzute din cadrul festivalului
  • Asistența altor coordonatori sau voluntari
  • Colaborarea cu alte departamente pentru îndeplinirea sarcinilor

  • Voluntarul va întâmpina situații în care este posibil să fie nevoit să rezolve o sarcină ce depinde de alt departament, întrucât acesta trebuie să cunoască responsabilitățile tuturor departamentelor

  • Există posibilitatea ca voluntarul să fie nevoit să rămână peste programul prestabilit

Companii

Clasificare

  • Outdoor
  • Indoor
  • Internaționale
  • Românești
  • Muzică în biserici

Responsabilități

  • Comunicare constantă cu coordonatorul, cu responsabili de spații de joc și coordonatorul tehnic
  • Preluarea companiei la sosirea în Sibiu și asistență pentru cazare
  • Verificarea spațiului de joc, programului de repetiții tehnice/reprezentației, detaliilor administrative și legale în relația cu staff-ul festivalului
  • Prezentarea orașului și însoțirea companiei în activitățile acesteia
  • Completarea eventualelor documente necesare
  • Verificarea afișelor pentru spațiul de desfășurare al spectacolului în ziua respectivă

  • O instruire specială va fi acordată de către coordonatori
  • Există posibilitatea ca voluntarul să fie nevoit să rămână peste programul prestabilit

Conferințe speciale, expoziții și film

Responsabilități

  • Amenajarea spațiului pentru conferințe
  • Pregătirea băuturilor pentru invitați
  • Verificarea afișelor și stocului de programe FITS
  • Asistarea echipei tehnice pentru montarea/supervizarea expozițiilor sau mutarea obiectelor

Info Desk

Responsabilități

  • Oferirea de informații despre festival, program, hărți, locații, acces la spectacole, oraș
  • Asistența coordonatorului în realizarea unor materiale pentru invitați
  • Verificarea zilnică și anunțarea modificărilor din programul FITS
  • Ghidaj pentru invitații neînsoțiți, dacă este nevoie
  • Gestionarea materialelor FITS pentru distribuție, în funcție de indicații

  • Voluntarul va intra în contact cu diverse persoane, așadar trebuie să cunoască limba engleză pentru comunicarea cu persoane străine, programul evenimentelor din festival și informații culturale variate

Juridic

Responsabilități

  • Asistarea coordonatorului
  • Efectuarea unor activități de birou
  • Asistarea angajaților TNRS și reprezentanților FITS pentru diverse sarcini administrative
  • Comunicarea cu departamentul Programului de Voluntariat pentru gestionarea de documente, dacă este nevoie

Logistică

Responsabilități

  • Asistarea coordonatorului
  • Efectuarea unor activități de birou
  • Asistarea angajaților TNRS și reprezentanților FITS pentru diverse sarcini administrative
  • Comunicarea cu voluntarii companiilor pentru diverse acțiuni

PR & Comunicare

Responsabilități

  • Realizarea de interviuri cu artiști, organizatori, public
  • Monitorizarea rețelelor sociale
  • Realizarea de articole despre festival și evenimente
  • Participarea la spectacole în scop jurnalistic

Protocol

Responsabilități

  • Gestionarea materialelor pentru invitații și participanții FITS
  • Distribuirea protocolului la locații în fiecare dimineață
  • Asistarea coordonatorului în vederea administrării evidenței protocolului

  • Adesea, voluntarul va avea un program încărcat, dar scurt
  • Este necesară punctualitatea, adaptabilitatea și îndeplinirea completă a sarcinilor

Protocol flori

Responsabilități

  • Înmânarea florilor sau distincțiilor FITS la spectacole indoor, pe scenă, într-o ținută elegantă, cu bun gust

  • Programul în cadrul acestui departament este cu precădere seara

Programul de Voluntariat-asistență

Responsabilități

  • Comunicarea permanentă cu coordonatoarea Programului de Voluntariat
  • Gestionarea de documente Word, Excel, pdf, etc.
  • Gestionarea contractelor, ecusoanelor, certificatelor
  • Gestionarea zilnică a evidenței sandwich-urilor, apelor, tricourilor
  • Comunicarea cu voluntarii și coordonatorii celorlaltor departamente
  • Implicarea în cadrul celorlaltor departamente la nevoie
  • Efectuarea turului spațiilor de joc (înainte de festival)

  • Există posibilitatea ca voluntarul să fie nevoit să rămână peste programul prestabilit

Secretariat

Responsabilități

  • Asistarea coordonatorului
  • Efectuarea unor activități de birou
  • Preluarea apelurilor telefonice, dacă este nevoie
  • Asistarea angajaților TNRS și reprezentanților FITS pentru diverse sarcini administrative

Școli de teatru

Responsabilități

  • Comunicare constantă cu coordonatorul, cu responsabili de spații de joc și coordonatorul tehnic
  • Preluarea școlii de teatru la sosirea în Sibiu și asistență pentru cazare
  • Verificarea spațiului de joc, programului de repetiții tehnice/reprezentației, detaliilor administrative și legale în relația cu staff-ul festivalului
  • Prezentarea orașului și însoțirea școlii de teatru în activitățile acesteia
  • Completarea eventualelor documente necesare
  • Verificarea afișelor pentru spațiul de desfășurare al spectacolului în ziua respectivă

  • Există posibilitatea ca voluntarul să fie nevoit să rămână peste programul prestabilit

Sponsori

Responsabilități

  • Distribuirea materialelor promoționale trimise de sponsorii și partenerii FITS pe spații de joc sau domeniul public, conform indicațiilor coordonatorului
  • Monitorizarea vizibilității materialelor sponsorilor
  • Asistarea coordonatorului în vedea îndeplinirii a diverse sarcini

Tehnic

Responsabilități

  • Asistență în backstage, în montarea unui spectacol sau a scenei (cabluri, aparaturi, decor)
  • Asistența coordonatorilor și angajaților tehnici
  • Mutarea obiectelor de dimensiuni sau greutăți mari (garduri, recuzită, instrumente, unelte)
  • Încărcare,descărcare, deplasare decor
  • Asigurarea perimetrului înainte și după spectacol (outdoor)
  • Asistență și implicare în spectacol, după caz

  • Voluntarul trebuie să aibă rezistență fizică, să ajute echipa tehnică în diverse sarcini și să se implice activ în sarcinile delegate de către coordonatori
  • Există posibilitatea ca voluntarul să fie nevoit să rămână peste programul prestabilit

Ticketing

Responsabilități

  • Verificarea/scanarea biletelor invitaților
  • Organizarea accesului publicului
  • Verificarea disponibilității locurilor în timp real
  • Asistența și/sau plasarea spectatorului în sala de spectacol
  • Comunicarea directă cu publicul, român sau străin

  • De cele mai multe ori, plasarea necesită transparență, foarte mult calm și o atitudine pozitivă față de public, indiferent de situație
  • Voluntarul trebuie să cunoască informații despre spațiile de desfășurare a evenimentelor și despre spectacole

Video

Responsabilități

  • Înregistrarea video a evenimentelor din festival
  • Manevrarea și operarea aparaturii specifice
  • Editarea diverselor materiale, în funcție de cererile coordonatorilor

  • Voluntarul din cadrul acestui departament va avea parte de o pregătire specială cu câteva luni înainte de festival, în paralel cu activitatea cursurilor de formare
  • Voluntarul va lucra permanent în echipă și se va deplasa cu echipament greu sau voluminos
  • Există posibilitatea ca voluntarul să fie nevoit să rămână peste programul prestabilit

VIP

Responsabilități

  • Preluarea VIP-ului conform indicațiilor coordonatorului
  • Însoțirea acestuia la evenimente, conferințe, interviuri, interpretariat, după caz
  • Asistența chestiunilor administrative în relația cu staff-ul FITS (contracte, parteneriate, ecuson,transport,etc.)
  • Comunicarea permanentă cu coordonatorul
  • Adaptabilitatea la personalitatea VIP-ului și la programul acestuia

  • Este important ca voluntarul să cunoască limba engleză, să aibă abilități de comunicare, flexibilitate, seriozitate, atenție la indicațiile angajaților TNRS și reprezentanților FITS
  • Există posibilitatea ca voluntarul să fie nevoit să rămână peste programul prestabilit